«Копия верна»: как правильно заверить документы
бумажные и электронные

Зачем заверять документы

Копия повторяет оригинал, если в ней та же информация и нет правок. Но ошибочно будет поставить отметку «Копия верна» и идти с ней в суд или другие государственные органы. Юридическая сила есть только у подлинника.

Рассказываем, как правильно заверить копии документов по новым правилам на нескольких листах, и насколько отличается подтверждение электронного файла от бумажного.

Чем отличается заверение внутренних и внешних документов

В организациях есть два типа документов: внешние и внутренние. К первым относятся приказы администрации, должностные инструкции, служебные записки, распоряжения, постановления и так далее. Внешние — это деловые письма, бумаги от заказчиков и контрагентов.

В делопроизводстве копии чаще всего требуются:

• в судебную инстанцию как доказательства;
• при аудиторских и налоговых проверках;
• контрагентам, например, при утере оригиналов;
• для совершения сделок.

Сотрудникам часто нужны заверенные бумаги или справки от работодателя, чтобы подать их в СФР, налоговую, банки, суды. Для этого они сначала отправляют письменный запрос в организацию, в которой работают.

Какие законы регулируют процесс заверения

Документацию заверяют по правилам и рекомендациям, прописанным в законодательной базе:

В России все еще действует указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ).

Например, из ГОСТ Р 7.0.97-2016 вы поймете, как заверять визу для внутренней документации:

Источник: eduprofrb.ru

В ГОСТ указано, как правильно ставить оттиск печати — например, не заходить на подпись:

Источник: eduprofrb.ru

Письма Минфина помогут подготовить бумаги для налоговой. Допустим, в письме 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 есть информация, как сшивать листы и нумеровать их:

Источник: consultant.ru

Какие обязательные знаки существуют

Есть требования по заверке копий:

• написать словами «Верно»;
• указать должностное лицо, которое заверяет;
• поставить дату и подпись.

Отметку «Верно» можно заменять штампом с готовыми строчками, куда остается вписать информацию. Те же правила действуют, когда бумаги готовят для руководителей других подразделений внутри компании.

Чтобы передать копию в стороннюю фирму, заверительная отметка расширяется. Здесь уже обязательна печать организации, которая не должна перекрывать автограф. Еще нужно указать, где хранится подлинник. Если в архиве, то надо написать номер оригинала и год дела.

Источник: pleyana.com

Кто имеет право заверять копии

Только определенные лица могут удостоверять официальные бумаги.

Юридическое лицо

В организациях этим правом наделен руководитель/владелец компании, а также уполномоченное лицо — обычно главный бухгалтер, заместитель директора, сотрудник отдела кадров. Эти полномочия обычно закреплены в уставе организации, приказе руководителя или доверенности. Индивидуальный предприниматель тоже может доверить процедуру своему работнику, либо заверять все самостоятельно.

Что касается передачи бумаг в налоговую, то заверять нотариально копии первичных документов не нужно. Но обратиться к нотариусу всё же придется за доверенностью, если бумаги подаются, например, от имени индивидуального предпринимателя.

Физическое лицо

Гражданину необходимо обращаться к нотариусу, если нужно заверить копии паспорта или трудовой книжки. Подтвердить документацию с работы может бухгалтер/руководитель компании. Подтверждение копии может понадобиться для:

• получения соцвыплат и льгот;
• оформления кредита в банке;
• регистрации в службе занятости;
• подачи судебного иска о нарушении трудовых прав и т.д.

Где на документе ставится «Копия верна»

Точно под оригинальной подписью, после реквизитов и прочей информации обязательно должна стоять рукописная отметка «Верно» или штамп с аналогичной надписью. Если автографа в подлиннике нет, то в нижней части страницы. Об этом говорится в ГОСТ:

Источник: eduprofrb.ru

Кстати, о штампе «Копия верна» в госстандарте ничего не сказано. Его можно заказать по своему дизайн. Также допустимо проставление одновременно двух вариантов штампа: заверительная надпись «Верно» на документе удостоверяет, что экземпляр подлинный, а «Копия» подтверждает, что это не оригинал. Посмотрим на примере. Файл откроем в программе PDF Commander.

Мы использовали готовый штамп из редактора, хотя вы можете загрузить свой вариант. Разместили его внизу бланка. Дополнили информацией: должностью заверителя, Ф.И.О. и датой. После экземпляр можно распечатать и собственноручно подписать. Или сделать это мышкой внутри редактора, но юридической силы он иметь не будет.

Как правильно заверить копию приказа

Некоторую документацию еще обязательно заверяют печатью: служебные записки, соглашения, договоры, протоколы. Приказы тоже.

На экземпляре приказа о приеме на работу необходимо:

• поставить надпись от руки, штамп «Копия верна»;
• указать должность лица и расшифровку инициалов;
• написать дату;
• подписать и поставить печать.

Как сшить копии документов и заверить их

Вы уже знаете правила и порядок заверения копий документов из нескольких листов. На каждой странице нужно поставить «Верно», инициалы, дату и автограф. В конце требуется дополнительно прописать, где хранится подлинник.

На сшивание копий В ГОСТе строгих правил нет, и нужно исходить из общих рекомендаций. Удобнее подтвердить весь экземпляр. На обратной стороне последнего листа делают место прошивки — скрепляют страницы ниткой. Сюда же прикрепляется наклейка. На ней надо:

• указать количество листов — пропишите арабскими цифрами, а потом прописью;
• поставить печать так, чтобы она заходила и на последнюю страницу, и на наклейку.

Источник: triptonkosti.ru

Как заверить электронный документ

Можно подписывать экземпляры удаленно. Так легче и быстрее обмениваться ими с контрагентами, сдавать отчетность, подавать иски и так далее. Используйте PDF-редактор: оформляйте заявления/акты и загружайте их в программу электронного документооборота.

Нюансы при работе редактора:

• надо приобрести лицензионную версию — официальную и безопасную;
• в программе должна быть возможность добавлять криптографические записи;
• у вас выпущена электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП равнозначна реальной автографу человека, потому что сгенерирована в специальной программой для шифрования.

Чтобы ЭЦП загрузилась в PDF-редактор с компьютера, заранее установите СКЗИ — средство криптографической защиты информации.

Инструкция:

1. 1. Откройте файл в PDF Commander — добавьте по кнопке или перенесите из папки.

   

2. 2. Перейдите во вкладку «Безопасность» → «Цифровая подпись». Выберите причину подписи в выпадающем списке, укажите контактную информацию и местонахождение.

   

3. 3. Загрузите скан подписи по кнопке «Выбрать из файла» → «Добавить в документ».

   

4. 4. Нажмите кнопку «Подписать».

   

Можно проверить, актуальна ли загруженная ЭЦП через функцию «Проверить подпись».

Разберем другие образцы.

Договор

Два способа заверить экземпляр договора:

1. 1. Распечатать, собственноручно подписать и отправить скан по email.
2. 2. Сделать копию электронного файла, заверить цифровой подписью.

В бумажной копии пишут, где хранится оригинал, а в электронном формате указывают, с помощью какого программного обеспечения осуществлен доступ к подлиннику.

Уставы организации

Устав организации обычно хранится в бумажном варианте. Его можно отсканировать и перевести в файл. Заверить учредительную документацию может нотариус с помощью электронной цифровой подписи, сам руководитель или его сотрудники по доверенности.

Дубликат

Поскольку дубликат — тот же оригинал, то заверять его копию нужно по тем же правилам, что и при подтверждении копии подлинника.

Для суда

В суд направляют оригиналы или их заверенные копии. Юридические лица могут сами подтвердить бумаги, а гражданам нужно обращаться к нотариусу. К нему можно принести распечатанные экземпляры. Электронный формат тоже стоит рассмотреть, в этом случае нотариус сканирует бумаги и переводит в электронный формат при вас или заверяет их дистанционно с помощью ЭЦП.

Акты

Акты заверяются согласно тем же рекомендациям. Для разных типов действуют свои правила: кто должен их заверять, кому их подавать. Например, заверенный экземпляр акта по несчастному случаю, как и другие материалы по делу, нужно обязательно направлять в СФР в течение 3 дней.

Заявления

Обычные заявления заверяют редко. Сотрудникам чаще нужны копии приказов о приеме на работу, увольнении или переводе, справки о заработной плате. Их подтверждает директор или бухгалтер. Экземпляры искового заявления делают обязательно, чтобы уведомить другие стороны процесса о предъявленных требованиях. Их подтверждает должностное лицо фирмы или представитель по доверенности.

Доверенности

В законодательстве нет строгих предписаний о порядке заверки доверенностей, поэтому ее может подтвердить сторона, на которую оформлена бумага, например: руководитель компании или его уполномоченные лица.

Подведем итоги: может ли котироваться электронный документ

Вы узнали, как заверять на документах их подлинность, где ставить штамп «Копия верна»: образцы фото помогут вам подготовить материалы надлежащим образом. Подписать документацию ЭЦП проще, но вам нужно установить программу СКЗИ и PDF-редактор, например, PDF Commander. Тогда удостоверение бумаг будет занимать пару кликов.