Материал актуализирован бухгалтером Ириной Журавлевой. Она протестировала ПО и написала инструкции, как отсканировать паспорт на принтере в компьютер. Из статьи вы узнаете:
получить копию в PDF Commander и сразу обработать ее;
как делать оцифровку через средства системы или утилиту сканирующего устройства;
какие ПО обеспечили четкие изображения;
возникли ли трудности в процессе;
как защитить личные данные перед отправкой.
Как эксперт PDF Commander тестировала сканеры
Проверила подключение и настройки устройства
Оценила четкость сканов и читаемость текста
Сравнила форматы сохранения и наличие OCR
Протестировала редактирование и скрытие данных
Чтобы оцифровать документ на компьютер, понадобится МФУ или отдельный сканер. Я протестировала несколько способов считывания, сравнила качество и разобралась, какими инструментами удобнее сохранять сканы в PDF-формат, JPG и PNG.
Методология тестирования программ и способов
Я проверила актуальность всех инструкций: какие функции и настройки доступны, можно ли сохранить читаемую копию в PDF-документ, JPG/PNG и при необходимости отредактировать полученный файл на компьютере.
Программы: тестировала только ПО для ПК, актуальные версии указала в соответствующих разделах. Я также пыталась разобраться, как сделать сканирование паспорта на телефоне, но на снимках получались засветки. Поэтому мобильные приложения не вошли в подборку.
МФУ: HP Color LaserJet Pro MFP M178–M181 — универсальные ПО и HP, Xerox C235, Epson EcoTank L3250 и Canon PIXMA G3470 — фирменные утилиты.
Тестовый документ: макет паспортного разворота я собрала в Paint (Пейнт). Фотографию, штамп, подписи, узоры и водяные знаки сгенерировала в ChatGPT. Старалась повторить шаблон и оформление оригинала. Из настоящего удостоверения взяла названия полей, например, «Личная подпись» и т.п. Все остальные сведения вымышлены.
Период исследования: 16–20 октября 2026 года.
Базовые параметры: цветной режим, 300 DPI и масштаб 100% — при наличии.
Я оценивала настройки, форматы сохранения и читаемость сканов, а где возможно — редактирование, объединение страниц и скрытие реквизитов.
Устройство. МФУ или отдельный сканер. Обычный принтер умеет только печатать.
Компьютер. На него будет сохранена электронная копия.
Подключение. USB-кабель или общая локальная сеть.
Программа. Специальное ПО или фирменная утилита производителя МФУ.
Как подготовить документ к сканированию
Что необходимо выполнить:
1. Протрите стекло мягкой безворсовой салфеткой, чтобы пыль и волоски не попали на изображение после сканирования.
2. Снимите обложку, если она мешает страницам плотно прилегать к стеклу.
3. Если часть реквизитов передавать не требуется, закройте их во время сканирования непрозрачной бумагой. Обычная плашка или размытие могут только визуально скрыть текст.
4. Откройте разворот и положите его текстом вниз. Ориентируйтесь на метку в углу стекла — обычно это треугольник или стрелка.
Какие настройки выбрать для сканирования паспорта
Кроме текста, на развороте есть фотография, мелкие реквизиты и фоновый рисунок. Правильная отладка поможет сохранить эти детали.
Параметр
Базовая настройка
Источник
Планшетное стекло — для сшитых документов, которые нельзя пропустить через автоподатчик.
Разрешение
300 DPI — баланс между детализацией и размером файла.
Режим
Цветной — сохраняет оттенки фотографии и фоновых элементов.
Масштаб
100% — сохраняет исходный размер документа и не уменьшает мелкие надписи.
Формат
PDF — для передачи нескольких разворотов одним файлом. JPG — для цветного скана, когда необходимо сохранить небольшой вес. PNG — для сохранения мелких деталей без потерь при сжатии.
Если программа поддерживает предпросмотр, убедитесь, что разворот целиком попал в область оцифровки, нет бликов и сильного перекоса.
Как получить читаемый скан паспорта без слишком большого файла?
Для паспорта достаточно 300 dpi в цвете или в оттенках серого, большее разрешение раздувает файл без пользы. Сохранять лучше в JPEG с качеством около 80–85% или в PDF со сжатием JPEG, а не в PNG и не без сжатия: разворот паспорта тогда весит несколько сотен килобайт вместо нескольких мегабайт. Типичная ошибка состоит в том, чтобы сжимать файл до минимума ради лимита на сайте: серия, номер и мелкий текст на фоне защитной сетки первыми становятся нечитаемыми. После сжатия стоит увеличить серию и номер до 200% и убедиться, что каждая цифра различима.
Никита Лысёнок, ведущий преподаватель магистерских программ НИУ ВШЭ, сооснователь инвестиционного клуба
Как отсканировать паспорт в PDF
Этот формат позволяет собрать несколько страниц в один файл, поэтому PDF-скан удобно просматривать на разных ПК и передавать получателю.
PDF Commander
Редактор от российского разработчика, в котором можно запустить оцифровку прямо из меню. Здесь же получится обрезать лишние поля, объединить развороты и защитить ПДФ-файл паролем и многое другое.
1. Запустите редактор и в меню «Файл» выберите «Сканирование». Есть второй способ: нажмите на кнопку сканирования в левом верхнем углу меню.
2. В появившемся окне выберите устройство, разрешение и цветной режим → «Сканировать».
3. Чтобы добавить следующий разворот, перейдите во вкладку «Страницы» → «Добавить страницу» → «Добавить со сканера». Повторите оцифровку.
4. Установите порядок листов: перетащите их мышью или воспользуйтесь стрелками.
5. Экспортируйте ПДФ-документ на ПК.
Цветопередача естественная, надписи читаются без затруднений, фотография четкая, черты лица хорошо различимы. Мелкие надписи, подписи и элементы оформления были детализированы.
Расскажу про инструменты обработки, что удалось сделать и какие особенности обнаружились:
Обрезать края: «Редактор» → «Кадрировать» → выберите область мышкой. Вокруг после оцифровки остались широкие пустые поля. Я их убрала: так данные удобно читать.
Скрыть информацию: «Редактор» → «Скрыть область» или «Размыть». Я попробовала оба способа: на одной странице закрыла текст белой плашкой, на другой — размыла. Затем открыла файл в ABBYY FineReader. В обоих случаях цифры можно найти через поиск и скопировать. Значит, информация скрывается только визуально.
Поставить штамп: «Редактор» → «Штамп» → перенести на лист. Метку можно проставить сразу на всех страницах. Опция работает корректно. Главное, выбрать место, которое остается пустым на всех листах, иначе штамп перекроет слова.
Заверить: «Безопасность» → «Цифровая подпись» → задайте настройки → «Подписать». Я попробовала нарисовать автограф мышью. Получилось, но на планшете результат выглядел бы естественнее. Помните: изображение автографа не всегда имеет юридическую силу. Но в программе можно подписать документ с помощью ЭЦП.
Поставить пароль: «Безопасность» → «Задать пароль» → впишите код → «ОК». Я бы защитила удостоверение перед отправкой, чтобы личная информация не попала к посторонним. Главное — не пересылайте ПДФ и пароль в одном сообщении. Лучше сообщить код по телефону.
Как сохранить скан в редактируемом формате в PDF Commander
Если текст с ПДФ-скана понадобится копировать или редактировать, запустите OCR:
1. Перейдите в раздел «Распознавание» → «Распознать с AI». Я выбрала этот режим из-за большого количества мелких обозначений. Укажите нужные ПДФ-страницы и язык, затем нажмите кнопку «Распознать».
2. Проверьте результат. Особое внимание уделите серии, номеру и мелким надписям — при распознавании таких элементов возможны ошибки.
3. При необходимости внесите правки. Перейдите в «Редактор» → «Редактировать текст». ПО выделит поля. Дважды щелкните по нужной ячейке и внесите исправления.
4. Откройте «Файл» → «Экспорт в другой формат». Для дальнейшего редактирования подойдет DOCX или RTF, а если нужны надписи без оформления — TXT.
Софт распознал все без ошибок, включая мелкий шрифт. Но при копировании серии и номера захватываются соседние данные — вероятно, из-за вертикального расположения цифр. Поэтому скопированный фрагмент приходится очищать вручную.
Что проверить после сканирования паспорта?
Проверьте каждую страницу на 100%: читаются ли серия и номер, не обрезаны ли края, нет ли бликов, перекоса и размытых участков. Затем откройте готовый PDF и убедитесь, что страницы идут в правильном порядке и все они на месте. Для отправки через СЭД (система электронного документооборота) также стоит проверить размер файла и отсутствие лишней защиты PDF.
Максим Егоров, senior-разработчик систем электронного документооборота
Как отсканировать паспорт в JPG или PNG
Если сайт требует загрузить JPG или PNG, можно сразу создать такой документ.
Сканер Windows
Это полностью бесплатное ПО от Microsoft.
Версия: 6.3.9654.17133.
Источник: Microsoft Store.
При проверке я столкнулась с ошибкой «Не удается найти сканер», хотя в Виндовс он отображался. Мне помогло восстановление приложения: «Параметры» → «Приложения» → «Установленные приложения» → «Сканер» → три точки → «Дополнительные параметры» → «Исправить». После этого я перезапустила ПО, и сбой пропал. Если способ не поможет, попробуйте в том же разделе нажать «Сбросить».
1. Перед тем как сканировать паспорт на принтере, задайте разрешение, цветовой режим и формат — JPG или PNG. Запустите процесс.
2. Кликните по кнопке «Просмотр», чтобы открыть результат.
Качество немного снизилось. Появилась зернистость, мелкий шрифт стал менее четким, но при увеличении можно разобрать.
Если нужно просто получить JPG или PNG, я бы выбрала это ПО. Его возможностей хватает. А вот если затем потребуется обработка, лучше использовать PDF Commander.
Какие еще программы подходят для сканирования паспорта
Необходимый функционал есть и у некоторых офисных ПО. Часть из них также позволяют редактировать оцифрованные материалы.
ПО для обработки и распознавания ПДФ-документов. Поддерживает работу на несколько пользователей, позволяет сравнивать разные версии одного PDF-файла.
Версия: 16.
Источник: официальный сайт.
Инструкция, как сделать скан-копию паспорта:
1. На главном экране откройте раздел «Сканировать» и выберите «PDF-документ».
2. Установите все нужные значения.
После PDF-файл открывается в редакторе. Здесь можно, например, обрезать края, но я не тестировала эти опции, т. к. большинство их них закрыты в бесплатной версии.
3. Экспортируйте готовый ПДФ через меню «Файл».
Картинка осталась четкой без потери деталей. Главное преимущество — распознавание. Но ради одной этой опции я бы не стала устанавливать это ПО: OCR есть и в PDF Commander, лицензию которого можно официально приобрести в России, в отличие от FineReader.
Хотите ускорить работу с PDF? Подпишитесь на наш Telegram-канал. Делимся советами как!
Простой софт без расширенных инструментов редактирования. Позволяет создавать отдельные профили отладки для разных материалов: фотографий, газет, цветных листовок.
Версия: 9.79.
Источник: официальный сайт разработчика.
Инструкция:
1. Нажмите «Сканирование».
2. Укажите все значения и запустите процесс.
Используйте планшетный режим для паспорта: положите его лицевой стороной на стекло и закройте крышку. Протяжная подача не подходит.
На картинке вышли неровные края и заметен цифровой шум, изображению не хватает резкости.
Как сканировать паспорт через программу производителя МФУ
Производители предоставляют для них собственное ПО.
HP Smart (ЭйчПи Смарт)
В этом приложении можно следить за состоянием МФУ, включая уровень чернил или тонера.
Версия: 166.2.1118.0.
Источник: Microsoft Store.
Оценить HP Smart не удалось: ПО зависало при загрузке даже после переустановки. В отзывах пользователи из России тоже жалуются на проблемы с запуском и доступом к функциям.
Epson Print and Scan (Эпсон Принт энд Скан)
Поддерживает передачу сканов в облачное хранилище OneDrive.
Версия: 1.1.0.0.
Источник: Microsoft Store.
Инструкция: «Сканирующее устройство» («Scanner») → заполните поля → «Сканировать» («Scan»).
Окно предпросмотра маленькое: рассмотреть в нем детали невозможно. Основная информация легко читается, а мелкий шрифт удается разобрать только при сильном увеличении.
Xerox Print and Scan Experience (Ксерокс Принт энд Скан Экспириенс)
Здесь получится оцифровывать и собирать листы вместе.
Версия: 10.0.
Источник: Microsoft Store.
Инструкция:
1. Выберите «Сканировать» («Scan»).
2. Задайте цветовой режим, разрешение и кликните «Сканирование и предварительный просмотр» («Scan and Preview»).
Все данные хорошо различимы. Интерфейс полностью на английском языке, поэтому мне потребовалось время, чтобы найти параметры и выставить их.
Canon PRINT (Кэнон Принт)
Здесь можно посмотреть состояние МФУ и уровень чернил.
Версия: 1.12.6.0.
Источник: Microsoft Store.
Инструкция:
1. Щелкните на кнопку «Сканировать».
2. Выберите тип «Документ», размер A4 и разрешение 300 DPI.
Выбора режима я не нашла, однако результат получился цветным. Основные сведения читаются без затруднений. При этом мелкий шрифт недостаточно разборчив даже при увеличении.
Встроенный веб-сервер (Embedded Web Server)
Веб-сервер для управления принтерами и МФУ HP по сети. На некоторых моделях через него также можно оцифровывать.
Версия: зависит от модели.
Источник: официальный сайт HP.
Протестировать EWS не удалось: моя модель поддерживает управление, но функция сканирования осталась недоступна.
Для владельцев с поддержкой WebScan я подготовила краткую инструкцию на основе доступной официальной документации:
1. Подключите МФУ и компьютер к одной сети. Узнайте IP-адрес устройства в сетевых настройках.
2. Введите этот адрес в строку браузера, чтобы открыть Embedded Web Server.
3. Перейдите в раздел «Сканировать» («Scan»). Если WebScan отключен, необходимо включить его в настройках безопасности.
Этот способ неоправданно усложняет простую задачу. Функция WebScan доступна не на всех моделях. Я бы предпочла специализированное ПО, в котором можно сразу приступить к работе.
Что делать, если компьютер не видит сканер
Проверьте:
1.Питание. Проверьте подключение к электросети, шнур мог отойти.
2.USB. Отсоедините кабель с обеих сторон и подключите заново. Попробуйте другой порт.
3.Wi-Fi. Посмотрите название сети в параметрах сканирующего устройства и на компьютере (значок Wi-Fi на панели задач). Они должны совпадать.
4.Настройки Windows. Перейдите в «Параметры» → «Bluetooth и устройства» → «Принтеры и сканеры». Если вашей модели нет в предложенном списке, нажмите «Добавить устройство». Дождитесь окончания поиска.
5.Перезапуск. Выключите МФУ-устройство, снова включите и повторите попытку.
6.Драйвер. Щелкните «Пуск» → «Диспетчер устройств». Желтый восклицательный знак указывает на неполадку. Скачайте драйверы с сайта производителя. Установите, переустановите или обновите их.
7.Совместимость. На официальном сайте перейдите в раздел «Поддержка» или «Драйверы» и найдите свою модель. Проверьте, поддерживает ли она вашу версию Windows.
8.Протестируйте на другом ПК. Если заработает, попробуйте перезапустить на первом службу Windows (WIA). Нажмите Win + R, введите services.msc, найдите службу и выберите «Перезапустить». Если МФУ-устройство не работает на обоих ПК, обратитесь в сервис.
Как безопасно сохранить и отправить скан паспорта
1. Убедитесь, что получателю можно доверить свои персональные данные.
2. Уточните у получателя формат и нужные листы. Не отправляйте все удостоверение, если достаточно одного разворота.
3. Сверьте электронную почту или адрес сайта.
4. Установите пароль, а код передайте отдельно.
Подведем итоги
По результатам тестирования я бы выделила три варианта:
Для PDF — PDF Commander. Позволяет объединять сканы, обрезать поля и защищать ПДФ-файлы паролем. Для работы с текстом есть OCR и экспорт в DOCX или RTF. Скан получился четким, включая мелкие надписи.
Скачать бесплатно Подходит для Windows 11 / 10 / 8 / 7
Для JPG и PNG — «Сканер Windows». Это бесплатное ПО подойдет, когда необходимо сохранить изображение. Шрифт был читаемым, но появилась зернистость, и небольшой текст стал менее четким.
Для оцифровки без дополнительной обработки — утилитыпроизводителей. Их опций будет достаточно, с работой справляются удовлетворительно.
Мобильные приложения в подборку не вошли: разберусь и расскажу в отдельной статье, как сканировать фото паспорта на айфоне или телефоне с Андроидом.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Как изменить формат отсканированного документа?
Воспользуйтесь программой PDF Commander. В ней файл можно сохранить в PDF, DOCX, RTF, XLS, JPEG, PNG, TIFF, TXT и др.
Как соединить сканы на 1 листе?
Соответствующая опция есть в некоторых фирменных приложениях от производителей техники. Для PDF-файлов можно использовать виртуальный принтер. Откройте ПДФ-документ, например в Chrome. Отправьте материал на печать и в пункте «Число страниц на листе» укажите значение.
Как безопасно отправить скан паспорта по электронной почте?
Проверяйте адрес получателя, чтобы не переслать удостоверение постороннему. Отправляйте только те страницы, которые у вас запрашивают. По возможности скрывайте серию, номер, код подразделения и дату выдачи.
Время чтения - 10 минут
Время чтения - 5 минут