Как безопасно отправить сканы документов
по электронной почте: 5 способов

Шаг 1: если документ не отсканирован

Сканирование — это создание цифровой копии бумажного документа с помощью специального устройства. Оно превращает физическую бумагу в файл, который можно хранить, копировать, редактировать и отправлять по электронной почте.

Чтобы подключиться к принтеру или сканеру, компьютеру нужна специальная утилита или программа с соответствующей функцией. Софт использовать удобнее, поскольку опций у него больше — можно оцифровать бумаги и сразу перейти к работе.

Перед тем, как отправить на почту документ, сделайте скан на компьютере с принтера и/или сканера. Советую использовать PDF Commander — ПДФ-редактор из реестра отечественного ПО.

• Скачайте программу. Установите дистрибутив. Двойным щелчком активируйте запуск и согласитесь с политикой конфиденциальности.

  Скачать бесплатно

  
  
• Настройте сканирование. Найдите значок сканера на голубой панели сверху — откроется специальное меню. Выберите устройство и отрегулируйте параметры: разрешение и размер бумаги, цветовой режим. Программа отлично работает как с цветными, так и черно-белыми изображениями, оттенками серого.
• Отсканируйте материал. Поместите бумаги в устройство и кликните «Сканировать».

Шаг 2: если документ отсканирован

Отсканированные бумаги нужно подготовить к отправке. Перечислю несколько полезных действий перед формированием письма.

Проверка содержания. Вы могли пропустить страницу, случайно поменять что-то местами, перевернуть лист и т. д. Убедитесь, что это не так, просмотрите страницы от начала до конца.

Контроль формата. Если настройки сканера были выставлены неправильно, бумаги могли оцифроваться в формате картинок. Однако официальными данными принято делиться в формате PDF. Он сохраняет порядок страниц, предотвращает утечку данных, легко читается с любого устройства. Соберите сканы в один документ и конвертируйте.

Защита паролем. Важную документацию не стоит отправлять в открытом виде. Поставьте надежный пароль на документ и передайте его отдельно — в мессенджере или по телефону. Так ниже риск утечки конфиденциальных данных.

Проверка размера. Если скан весит слишком много, сервис выдаст сообщение об ошибке.

Переименование. Названия вроде «IMG_001» или «Скан» — неудачные. По ним не понятно, что находится внутри. Лучше указать содержание, ваши данные и номер версии. Например, «Договор_аренды_Иванов» или «Заявление_на_отпуск_Сидорова».

Шаг 3: как отправить результат

Предлагаю четыре варианта для пользователей ПК и сканеров.

Используем возможности принтера

Как отправить документы через скан? Некоторые устройства позволяют делиться ими напрямую в виде факса — сканируете бумаги у себя, и они тут же печатаются у коллеги. Ниже — пошаговые инструкции для устройств Brother, Epson и Canon.

Brother (модели серии MFS)

1. 1. Поместите бумаги в устройство лицевой стороной вниз. Для многостраничной документации поставьте автоподатчик.
2. 2. Введите номер принимающего факса на цифровой клавиатуре.
3. 3. Нажмите «Старт».

Epson Scan (серия ET)

1. 1. Разместите документ в автоматическом податчике (ADF).
2. 2. На экране устройства выберите «Факс».
3. 3. Вбейте номер получателя на цифровых клавишах.
4. 4. Перейдите в «Настройки факса» и задайте параметры сканирования (разрешение, плотность, ориентацию страницы и другие).
5. 5. Щелкните стрелку влево, чтобы начать передачу. Если линия занята, устройство повторит попытку через минуту. За одну отправку можно передать до 100 страниц.

Canon

1. 1. На устройстве нажмите кнопку с двумя наклонными прямыми, чтобы очистить предыдущий контакт и избежать неполадок с отправкой.
2. 2. Положите материал на стекло. Для многостраничников установите автоподатчик.
3. 3. Кликните домик на сенсоре, затем выберите «Факс».
4. 4. Укажите получателя: введите код страны, города и номер устройства.
5. 5. Отрегулируйте настройки сканирования — разрешение, плотность и т. д.
6. 6. Нажмите зеленый ромб для отправки.

Используем возможности браузерных приложений

Если коммуникация происходит вне офиса — например, между студентом и вузом, юристом и клиентом — сообщения часто отправляют по электронной почте. Ниже — несколько крупных и проверенных почтовых сервисов.

Gmail

1. 1. Создайте или войдите в аккаунт Google. Вбейте название сервиса и зайдите на сайт.
2. 2. В левом верхнем углу выберите «Написать».

   

3. 3. В новом окне заполните строку получателя, обозначьте тему письма, напишите текст сообщения электронной почты.

   

4. 4. Кликните скрепку, чтобы прикрепить отсканированные данные в электронное сообщение.

   

Mail.ru

1. 1. Зайдите на сайт, введите адрес электронной почты и авторизуйтесь.
2. 2. Слева вверху кликните «Написать письмо».

   

3. 3. Введите текст, щелкните «Прикрепить файл», чтобы импортировать данные с компьютера в сообщение электронной почты.

   

Яндекс.Почта

1. 1. Войдите в аккаунт.
2. 2. Кликните «Написать» на панели слева.

   

3. 3. Введите данные адресата, напишите текст. Нажмите скрепку, чтобы импортировать материал и отправить по электронной почте.

   

Используем встроенные почтовые приложения

Перед тем, как отправить скан документа по электронной почте с компьютера, попробуйте зайти на электронную почту через клиент. Это специальное десктопное приложение, которое используется для переписки с уже существующих адресов. Доступ осуществляется с помощью протокола SMTP. Преимущество этого способа — высокая безопасность.

Thunderbird — приложение электронной почты для любых ОС

1. 1. Скачайте приложение и зарегистрируйтесь через существующий адрес.
2. 2. На панели слева вверху щелкните «Создать».

   

3. 3. Во всплывающем окне заполните поля и откройте проводник через меню «Вложить». Выберите нужную копию и прикрепите.

   

Почта — для macOS

1. 1. Войдите через iCloud, Microsoft Exchange, Google, Yahoo.
2. 2. Нажмите на значок с ручкой, чтобы начать писать.

   

3. 3. Нажмите на скрепку, чтобы совершить импорт, а затем — отправку отсканированных документов по электронной почте.

   

Outlook — софт по умолчанию для Windows

1. 1. Войдите, используя существующий адрес электронной почты.
2. 2. Нажмите «Новое сообщение» в углу стартового окна.

   

3. 3. Напишите электронное письмо, укажите адресата. Чтобы отослать копию в виде вложения, щелкните скрепку, затем — «Обзор этого компьютера».

   

Универсальный вариант: как отправить файлы единым документом

Для нескольких крупных вложений места в письме может не хватить. Рассказываем, как отправить отсканированные документы одним файлом по электронной почте. Просто объедините их с помощью PDF Commander. Вот как это сделать:

1. 1. Откройте программу и нажмите «Объединить в PDF».

   

2. 2. Во всплывающем окне кликните кнопку «Добавить файлы», выберите нужные документы
   из папки и объедините их.

   

3. 3. Сохраните результат.

   

Шаг 4: Есть только телефон. Что делать?

Если нужно срочно отправить документ, а под рукой нет ни компьютера, ни сканера, можно воспользоваться телефоном. Современные мобильные решения позволяют качественно отсканировать бумаги, сохранить их в нужном формате, защитить и переслать — за пару
минут и без лишних сложностей.

В этом блоке нет пошаговых инструкций для каждого решения — интерфейсы интуитивны, а процесс везде похож. Вместо этого — подборка простых и надежных решений для iOS и Android.

Подборка сканеров для телефонов